15 Jun Por qué es clave diagnosticar antes de asesorar
A veces sucede que una planilla de Excel que alguien diseñó para que resuelva algo específico, sobrevive por los siglos de los siglos, y va recibiendo parches y agregados para atender nuevas necesidades que van surgiendo. Tal es el caso que encontré en una empresa que brinda servicios financieros, con la que empecé a trabajar recientemente.
Por el tipo de servicios que brindan, el 100% de sus empleados usa Excel para desarrollar sus tareas diarias. El requerimiento se centró en rediseñar un conjunto de planillas muy complejas (y antiguas) que conforman una estructura de cientos de archivos vinculados entre sí. Y cuando digo «cientos» no estoy exagerando.
A la vez, me encontré con una empresa en pleno proceso de cambios: nuevos servidores, nuevos procedimientos y algunos empleados clave con planes de mudarse a otros países (justamente esas personas que conocen muy bien los truquitos históricos que hacen que todo funcione).
Esta multiplicidad de factores simultáneos fueron la causa de mi llegada. El pedido fue claro: necesitamos asesoramiento para analizar todo el proceso y optimizarlo, además queremos evitar errores en la gestión de la información.
Puse manos a la obra. Lo primero fue analizar los archivos, identificar qué mejoras se podían implementar y diseñar un plan de acción detallado. Lo siguiente fue conocer a los usuarios, ver cómo trabajan y contemplar las necesidades de cada uno de ellos.
Lo crucial que detecté, gracias a un trabajo previo de diagnóstico, fue que existía una gran heterogeneidad respecto de los niveles de conocimiento que los empleados tenían de Excel. Entonces, propuse llevar a cabo una capacitación general que permitiera nivelar a todos «para arriba», y así lograr una mejora que resultaría de dos fuerzas confluentes: las planillas con mejor estructura y los usuarios más autónomos y eficientes.
Si la empresa busca mejorar la productividad de su gente, es vital medir el nivel de conocimientos que tienen de las herramientas que manejan a diario.
Con la aprobación de la Gerencia de Recursos Humanos, realizamos un relevamiento entre todos los empleados que se mostraron interesados en la capacitación. Este relevamiento consistió en enviarles un archivo con ejercicios para resolver en Excel. Cada uno resolvió lo que pudo y respondió con su archivo completo.
Con el área de Sistemas diseñamos un espacio para dictar las clases, con un proyector y los puestos de trabajo para grupos de 4 personas por clase.
El resultado fue excelente y la evidencia más clara fue que surgieron nuevos grupos de interesados, a partir de los comentarios que escucharon de los valientes que participaron del primer grupo. El logro final se vio reflejado en el nuevo sistema de archivos que se relacionan de manera sólida y confiable, aportando más seguridad y velocidad a los usuarios.
Es una gran satisfacción para mí, ser parte de esta transformación.
Seguimos en contacto!
Sandra