21 Oct Caso de éxito: Implementación de un sistema de cashflow en Excel
Estamos muy contentos. Y sabemos que la alegría siempre es mayor cuando se comparte. Por eso hoy, después de unos cuantos meses de arduo trabajo, tenemos un motivo para celebrar y lo venimos a compartir con vos.
Uno de nuestros clientes, un grupo financiero que opera en Argentina y en Uruguay (con operaciones en pesos, dólares y otras monedas), hace unos meses nos hizo llegar su requerimiento.
¿Cuál era el gran inconveniente que sufrían a diario?
Frente a la enorme cantidad de operaciones bursátiles que la empresa gestiona a diario, se hace necesario tener rápida visibilidad del flujo de dinero, considerando las fechas de cada operación y sus correspondientes fechas de liquidación.
Esta tarea la venía realizando una persona que, corriendo contra-reloj, a veces lograba tener la información a tiempo, antes de la apertura del horario bancario y cambiario. Y otras veces no lo lograba, con todas las complicaciones que esto significa.
¿Cuál fue nuestro punto de partida?
La empresa contaba con un sistema desarrollado varios años atrás, íntegramente en Visual Basic, que resultaba lento y había quedado obsoleto debido a los cambios propios del paso del tiempo. Lamentablemente los desarrolladores que habían creado esa aplicación ahora estaban dedicados a otros proyectos y ya no estaban brindando soporte, con lo cual se hizo imposible seguir actualizando sus prestaciones.
Incluso, los procesos que realizaba el antiguo sistema eran como una “caja negra”: no se sabía a ciencia cierta qué hacía el sistema con los datos. Por lo tanto, entre las expectativas del cliente, estaba la de tener acceso a los detalles de procesamiento y transformación de la información.
¿Qué nos propusimos hacer?
Analizar, interpretar y rediseñar el proceso de cashflow.
A priori, relevar completamente el proceso, identificando la información de input, los procesos que se ejecutaban en el sistema Visual Basic y las planillas de output que generaba.
En paralelo diseñar un nuevo modelo, simplificado y automatizado.
La nueva herramienta sería una plataforma simple y amigable para el control de cashflow, fácil de mantener, y dinámica, para analizar escenarios.
Una ventaja de la nueva herramienta sería la parametrización de variables que impactan en los cálculos, simplificando la tarea a actualización.
Los objetivos fundamentales de la solución propuesta fueron:
- Minimizar el trabajo operativo «artesanal» de los usuarios
- Recuperar la autonomía sobre el proceso completo y eliminar la dependencia de un proveedor externo
- Entregar una herramienta dinámica y de fácil manejo
¿Cuál es la buena noticia que te venimos a contar?
¡Ya terminamos de implementar la nueva herramienta y tenemos la conformidad de nuestro cliente, sobre el sistema que creamos!
La nueva herramienta se alimenta de un set de archivos que el usuario guarda en una carpeta, y además obtiene información directamente del sistema centralizado de la empresa mediante conexiones SQL, que se ejecutan desde Excel. A su vez, esta herramienta se apalanca en las capacidades relacionales y de almacenamiento de Access, para volcar y procesar datos, antes de generar el resultado final. De esta manera, se optimizan los tiempos de ejecución.
Todas las variables que son importantes para generar los reportes, están parametrizadas en hojas de Excel, de manera que el usuario tiene total control de los tipos de cambio para cada moneda, fechas hábiles y feriados que operan en el cálculo de vencimientos, rutas donde el sistema busca archivos, etc. El usuario puede modificar todas la variables que afectan a sus reportes.
Además, y en respuesta a la necesidad de tener visibilidad de cómo se obtiene cada valor dentro del informe, le creamos al usuario una combinación de teclas que lee la celda activa y presenta en un pop-up la composición total de ese valor, indicando las tablas que lo originan y todos los detalles relacionados. ¡Esto es uno de los detalles más valorados por nuestro cliente!
También es para destacar el nivel de atención, disponibilidad y soporte al usuario, por parte del Líder de desarrollo de nuestro equipo, Alberto Díaz Villalba, que además de ser un crack en temas técnicos es una persona muy agradable y atenta.
¿Cuáles fueron nuestros mayores desafíos?
Nos encontramos con unas cuantas sorpresas en el camino. Algunas tuvieron que ver con cuestiones propias del negocio y que tuvimos que ir aprendiendo sobre la marcha.
Otros aprendizajes estuvieron relacionados con la tarea faraónica que nos propusimos de interpretar, decodificar y volver a diseñar, a partir de un sistema desarrollado por otras personas. No tuvimos una real dimensión del brete hasta que ya estábamos dentro.
Los detalles finales, y todos los ajustes que la empresa decidió hacer, ahora que tenían en claro qué era lo que el sistema hacía, no fue algo que pudiéramos contemplar al inicio. Sin embargo, pudimos ir viendo estos puntos en el ida y vuelta con los usuarios así como con el área de IT, de quienes recibimos todo el apoyo.
Y ahora, ¿cómo seguimos?
Tenemos planes de migrar la base de datos que tenemos en Access a SQL, para terminar el desarrollo con una arquitectura sólida, robusta y más segura.
Por todo esto ¡aleluya! Octubre 2019 para nosotros es todo alegría y motivación para seguir mejorando la calidad de vida de las personas, a través de la implementación de herramientas diseñadas a medida.
Gracias por compartir esta celebración con nosotros ♥